ARSIP DINAMIS

PENGERTIAN ARSIP DINAMIS

a.       PengertiaArsip menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah “Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Keberadaan arsip bukan hal yang diciptakan secara khusus. Ada beberapa pendapat para ahli tentang arsip dinamis, antara lain

A.      Basir Barthos (2007: 2).

‘’Arsip dinamis dapat diartikan pula sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar, baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.’’

B.      Menurut The Liang Gie (2009: 118)

“arsip dinamis adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”

C.      Menurut Sulistyo-Basuki (2003, 13)

‘’ Arsip dinamis (record) artinya informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut. Defenisi tersebut merujuk kepada mengapa arsip dinamis diciptakan dan alasan mengapa arsip dinamis disimpan.Arsip dinamis yang disimpan menunjang kegiatan sehingga disimpan sebagai bukti aktivitas tersebut.’’

D.      Menurut Amsyah (2003: 3)

‘’Arsip dinamis adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau(slide, film-strip, mikro-film), media komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy, dan lain-lain. ketikan, dalam bentuk huruf, angka, atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas ( kartu, formulir), kertas film.’’

Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak, yang mempunyai arti penting untuk suatu organisasi sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer, dan lain-lain yang disimpan secara sistematis agar setiap kali diperlukan dapat ditemukan secara cepat dan tepat.

Arsip dinamis dibagi menjadi arsip aktif dan inaktif. Arsip aktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi, yakni sedikitnya digunakan sepuluh kali dalam setahun. Contoh arsip aktif diantaranya, daftar hadir atau presensi. Sementara itu, arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya kurang dari sepuluh kali dalam setahun atau sudah jarang digunakan disebut arsip inaktif. Contoh arsip inaktif ialah laporan hasil belajar (rapor) dan piagam penghargaan.

Setelah tidak lagi digunakan, maka arsip dinamis tidak boleh langsung dibuang atau dimusnahkan. Arsip dinamis disimpan di pusat arsip dinamis atau pusat rekod sesuai dengan jadwal retensi arsip. Jadwal tersebut berfungsi untuk menunjukkan berapa lama arsip dinamis inaktif disimpan di pusat arsip. Setelah itu akan ditentukan tindakan apa yang diputuskan terhadap arsip yang sudah jatuh waktu. Apakah arsip dinamis inaktif tersebut akan dimusnahkan atau disimpan permanen menjadi arsip statis.